Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản- quy trình làm việc giúp quý doanh nghiệp quản lý : Quản lý văn bản đến, đi của công ty. Quản lý lịch công tác công tác: Cập nhật lịch công tác toàn công ty trên phần mềm, tất cả nhân viên có thể đăng nhập và xem lịch công tác;Quản lý kho lưu trữ văn bản: Tất cả nhân viên có thể tải dữ liệu văn bản để lưu trữ, tra cứu trên phần mềm;Trò chuyện và gửi tin nhắn nội bộ: Các nhân viên có thể trò chuyện, gửi tin nhắn, hình ảnh, tài liệu trực tuyến trên phần mềm;Lưu trữ hiển thị danh bạ CBCNV trong công ty;Hiển thị lịch làm việc trong ngày, tin nhắn và văn bản đến chưa đọc.          

Phần mềm giúp số hóa tất cả các quy trình làm việc thực tế trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm để quản lý, nhằm tự động hóa tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban. Giảm tải sự cồng kềnh, hạn chế tắc nghẽn giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

Chi tiết chức năng của phần mềm:

Quản lý văn bản:

1.Quản lý văn bản tập trung và thống nhất, sắp xếp, phân loại theo các nhóm

• Tất cả văn bản đi/ đến đều phải chuyển qua người phụ trách văn thư khai báo vào phần mềm để tránh thất thoát
• Khai báo văn bản: số thứ tự văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí cần lưu trữ, thời gian, trích yếu sơ lược nội dung…
• Scan văn bản đính kèm lưu trữ vào hệ thống văn thư… giúp tra cứu dễ dàng và có thể xem tổng quan được nội dung văn bản
• Phân loại văn bản theo các nhóm một cách khoa học, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm

2. Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến: từ việc tiếp nhận- phê duyệt-xử lý.

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ tất cả các nguồn: chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử, người gửi trực tiếp
• Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản trình Lãnh đạo phê duyệt trực tuyến
•  Bước 3: Lãnh đạo phê duyệt, đưa ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến
•  Bước 4: Tiếp nhận ngay tức thì & xử lý văn bản theo ý kiến chỉ đạo, bút phê của Lãnh đạo
• Bước 5: Phân loại & đưa vào kho lưu trữ bản cứng 

3.Chuẩn hóa quy xử lý văn bản đi: từ việc rà soát bản thảo- trình ký-phát hành văn bản

• Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung, thể thức văn bản ngay trên phần mềm
• Bước 2: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên file đính kèm
• Bước 3: Hoàn thiện văn bản, lấy số, ngày tháng, trình ký, đóng dấu  
• Bước 4: Đính kèm văn bản gửi về bộ phận lập công văn và lưu trữ
• Bước 5: Phát hành văn bản

4 .Tra cứu, tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

• Tra cứu văn bản nhanh chóng và dễ dàng theo các thông tin liên quan đến văn bản
• Tìm kiếm lại lịch sử các văn bản đến/ đi theo các bộ lọc thông minh
• Trao đổi, đính kèm tệp trong mỗi văn bản
• Phần mềm quản lý công văn kết xuất dữ liệu phục vụ báo cáo thông kê mỗi khi cần

II>Quản lý quy trình công việc

1.Quản lý quy trình công việc và tự động hóa giao việc  

• Quản lý và số hóa toàn bộ quy trình trên một nền tảng
• Thiết kế quy trình
• Dễ dàng thiết kế các quy trình, luồng công việc theo thực tế
• Nhân sự đa nhiệm
• Một nhân sự có thể phụ trách nhiều vai trò khác nhau trong nhiều quy trình khác nhau
• Liên kết quy trình
• Quy trình liên phòng ban và quy trình liên kết quy trình
• Mở rộng không giới hạn
• Cho phép sao chép quy trình mẫu, kế thừa và mở rộng không giới hạn số lượng quy trình
• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp
• Chuẩn hóa task vụ
• Làm rõ vai trò công việc tại mỗi quy trình của từng cá nhân
• Chuẩn hóa dữ liệu
• Chuẩn hóa dữ liệu và các trường thông tin trong quy trình
• Chuẩn hóa deadline
• Thiết lập deadline cho từng giai đoạn thực hiện
• Tinh giản quy trình
• Thiết lập các điều kiện chuyển bước, giao nhiệm vụ đảm bảo số hóa thành công mọi quy trình phức tạp nhất

2. Tính năng tự động hóa giao việc

• Tự động hóa giao việc và chuyển bước quy trình tự động
• Chuyển giao công việc
• Tự động chuyển bước và giao nhiệm vụ cho nhân viên tại giai đoạn tiếp theo
• Giao việc thông minh
• Hỗ trợ nhiều quy tắc giao việc: giao cho người ít việc nhất, giao cho người ở giai đoạn trước…
• Rút ngắn thời gian
• Tránh công việc lặp lại, rút ngắn thời gian chờ
• Liên kết quy trình giữa nhiều phòng ban
• Móc nối các quy trình, chia sẻ dữ liệu và thông tin
• Tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước
• Đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt, được truyền tải chính xác giữa các phòng ban
• Xúc tiến thực thi, giảm thiểu sai sót vì thông tin đứt gãy

3. Tính năng kiểm soát và đo lường tự động

• Kiểm soát tiến độ công việc và đo lường hiệu quả

• Kiểm soát quy trình
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, kiểm soát công việc dễ dàng
• Thống kê toàn diện
• Tổng hợp toàn bộ luồng công việc đang triển khai trong doanh nghiệp
• Báo cáo đa chiều
• Theo dõi tiến độ, tỷ lệ thành công, thất bại tại từng quy trình
• Kiểm soát năng suất
• Đo đạc theo thời gian quá hạn, đúng hạn, trên từng thành viên của nhóm, phòng, ban
• Tương tác và tối ưu các luồng trao đổi thông tin
• Tương tác đa kênh
• Sử dụng dễ dàng trên Web app và Mobile app
• Phát hiện tắc nghẽn
• Nhìn nhanh giai đoạn chậm trễ gây tắc nghẽn quy trình
• Thảo luận dễ dàng
• Tương tác trao đổi realtime ngay trên di động mọi lúc mọi nơi
• Thông báo realtimengay khi công việc/nhiệm vụ có sự thay đổi hoặc trao đổi mới
• Đính kèm tài liệu
• Đính kèm tất cả các định dạng văn bản