Chi tiết chức năng phần mềm quản lý tòa nhà 

CÁC PHÂN HỆ QUẢN LÝ

Quản trị hệ thống

• Cấu hình email gửi: hỗ trợ cấu hình email google, và các sever email
• Quản lý biểu mẫu, danh sách mẫu in hợp đồng…
• Quản lý tài khoản người dùng, khóa bảo mật, reset mật khẩu
• Phân quyền chi tiết đến từng nhóm người dùng, từng nhóm chi tiết các tính năng sử dụng, bảo mật giữ liệu giữ nhân viên, phòng ban.

Phân hệ quản lý danh mục tòa nhà

• Quản lý danh mục dự án: cho phép cập nhật nhiều dự án, khu đô thị lên hệ thống
• Quản lý danh mục tòa nhà, block chi tiết trong dự án
• Cài đặt các thông tin ban quản lý, người dùng tham gia vào quản lý dự án
• Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng theo từng dự án, hỗ trợ gửi thông báo thanh toán

Phân hệ quản lý mặt bằng căn hộ

• Quản lý thông tin mặt bằng: diện tích, đơn giá, tình trạng bàn giao.
• Xem lịch sử công nợ, thanh toán, yêu cầu theo từng mặt bằng
• Xem thông tin thẻ xe, cư dân trong mặt bằng
• Chuyển quyền sử dụng mặt bằng
• Xem mặt bằng theo sơ đồ tổng quan theo tình trạng màu sắc

Phân hệ quản lý khách hàng

• Quản lý đầy đủ thông tin khách hàng: Họ tên, ĐT, Email, CMND, Mã số thuế, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, nghề nghiệp, thông tin khác
• Quản lý danh sách khách hàng theo từng tòa nhà
• Ghi nhận lịch sử thay đổi thông tin khách hàng qua các lần cập nhật
• Tìm kiếm khách hàng nhiều tiêu chí
• Cho phép cập nhật thông tin khách hàng dễ dàng bằng cơ chế export-> import lên phần mềm

Quản lý yêu cầu khách hàng

• Phân loại các yêu cầu cư dân: yêu cầu nước, điện, vệ sinh, an ninh….
• Quản lý tình trạng tiếp nhận yêu cầu cư dân: chưa xử lý, quá hạn, đang xử lý, đã hoàn thành
• Cảnh báo bằng màu sắc các công việc quá hạn
• Giao việc nhân viên kỹ thuật xử lý các yêu cầu

Quản lý hợp đồng cho thuê

• Quản lý hợp đồng cho thuê: cho phép trên 1 hợp đồng quản lý nhiều mặt bằng
• Quản lý công nợ hợp đồng cho thuê
• Quản lý gia hạn hợp đồng cho thuê
• Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn bằng màu sắc trực quan
• Quản lý gia hạn hợp đồng
• Quản lý thanh lý hợp đồng thuê
• Quản lý các phụ lục phát sinh, điều chỉnh

Quản lý dịch vụ phí quản lý

• Quản lý phí quản lý hàng tháng, cho phép cài đặt phí quản lý linh động theo diện tích hoặc phí cố định hàng háng.
• Tạo công nợ phí quản lý hàng tháng
• Tạo hóa đơn thanh toán trước.

Quản lý dịch vụ thẻ xe

• Quản lý danh sách thẻ xe cư dân: xe máy, oto, xe đạp….
• Quản lý tình trạng xe: đang còn hạn, đã hết hạn
• Hỗ trợ import thẻ xe
• Quản lý hóa đơn xe thanh toán trước
• Tạo phiếu hủy thẻ xe, tự động tính số tiền còn lại
• Khóa thẻ vĩnh viễn, khóa thẻ tạm thời
• Quản lý thẻ xe đã xóa

Quản lý dịch vụ điện

• Import chỉ số điện hàng tháng, hệ thống tự động tính số tiền phí điện sử dụng
• Cho phép quản lý nhiều công tơ trên 1 mặt bằng
• Áp dụng giá điện theo giá cố định, hoặc lũy tiến

Quản lý dịch vụ nước

• Import chỉ số nước hàng tháng, hệ thống tự động tính số tiền phí nước sử dụng
• Cho phép quản lý nhiều đồng hồ nước trên 1 mặt bằng
• Áp dụng giá nước theo giá cố định, hoặc lũy tiến

Quản lý thẻ thang máy

• Quản lý danh sách thẻ thang máy
• Theo dõi tình trạng kích hoạt thẻ thang máy

Quản lý dịch vụ khác

• Quản lý các dịch vụ phát sinh khác
• Cho phép cập nhật phí dịch vụ khác theo loại dịch vụ, định kỳ, số tiền cố định

Quản lý hợp đồng thuê ngoài

• Quản lý nhà cung cấp các dịch vụ
• Quản lý danh mục hợp đồng thuê ngoài: hợp đồng hợp tác bảo vệ, vệ sinh, an ninh, cây cảnh…
• Tạo hợp đồng thuê ngoài theo chi phí cố định, chi phí định kỳ hàng tháng, hoặc phát sinh theo thực tế
• Tạo các lịch thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp
• Theo dõi lịch sử trả tiền nhà cung cấp, in mẫu phiếu chi thanh toán

Quản lý công nợ

• Quản lý chi tiết hòa đơn theo từng dịch vụ: dịch vụ điện, nước, thẻ xe, phí quản lý, dịch vụ…
• Quản lý chức năng duyệt hóa đơn
• Quản lý hóa đơn xóa: ghi nhận lịch sử dịch vụ xóa, nhân viên xóa, thời gian xóa
• Quản lý tổng hợp công nợ: số đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, cuối kỳ, thu trước
• Lập hóa đơn thu trước các khoản phí : xe, phí quản lý.
• In ấn các mẫu nhắc nợ thanh toán
• Nhắc nợ qua email, sms

Quản lý thu tiền - chi tiền

• Quản lý phiếu thu tiền cư dân, thu tiền dịch vụ khác
• Quản lý chi tiết các dịch vụ thu
• Quản lý các phiếu thu đã xóa
• Quản lý phiếu chi tiền cư dân, chi khác, in ấn các mẫu phiếu thu trực tiếp trên phần mềm

Báo cáo thống kê

• Báo cáo tổng hợp dịch vụ: số đầu kỳ, đã thu trong kỳ, phát sinh, cuối kỳ
• Báo cáo chi tiết thu phí tất cả dịch vụ: Thu trong kỳ, thu nợ cũ
• Bảng kê công nợ: chi tiết đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ các dịch vụ
• Báo cáo chi tiết thẻ xe theo năm: Tổng công nợ theo từng tháng, đã thu, số tháng hủy thẻ xe, tổng thu
• Báo cáo chi tiết phí quản lý theo năm, tổng quan 3 năm gần nhất, thể hiện tình hình thu hồi công nợ
• Bảng đối trừ thu chi: thể hiện thu theo hình thức chuyển khoản, tiền mặt, nhân viên thu tiền
• Báo cáo yêu cầu theo loại yêu cầu: đánh giá phân tích loại yêu cầu nào chiếm tỷ trọng cao nhất, sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp.
• Báo cáo thống kê tiêu thụ nước theo thời gian bằng biểu đồ trực quan, tăng giảm qua thời kỳ
• Báo cáo yêu cầu theo bộ phận: Tương quan yêu cầu giữa các bộ phận cho phép người quản lý xem đươc tổng quan, yêu cầu quá hạn, đúng hạn, đang xử lý
• Báo cáo công việc tuần của kỹ thuật, các sự cố tồn đọng, sự cố đã hoàn thành
• Báo cáo thông kê tình trạng mặt bằng, tỷ lệ từng trạng thái mặt bằng, đã ban giao chưa bàn giao, phân tích theo sơ đồ tròn, hình cột

Phân hệ quản lý tài sản kỹ thuật

Quản lý công việc kỹ thuật

• Cài đặt hệ thống tài sản cần bảo trì
• Cài đặt bảo trì tài sản theo tuần, tháng, năm
• Tạo lịch bảo trì hằng năm, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày
• Xem lịch bảo trì trực quan theo tháng, năm
• Theo dõi tiến độ thực hiện bảo trì, mức độ hoàn thành bảo trì

Quản lý xử lý yêu cầu cư dân

• Quản lý công việc trong quá trình vận hành, công việc từ lễ tân, từ cư dân
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc: đang xử lý, đã hoàn thành, công việc tồn
• Giao việc cho kỹ thuật viên xử lý
• Cập nhật chi tiết công việc, hình ảnh thực hiện

Quản lý bảo trì, sửa chữa tài sản

• Quản lý lịch sử bảo trì tài sản
• Quản lý lịch sử sửa chữa tài sản, phiếu đề xuất thay thế tài sản
• Theo dõi tình trạng phê duyệt, chưa phê duyệt
• In các mẫu đề xuất thay thế tài sản

Phân hệ app cư dân + kỹ thuật