Phần mềm được triển khai trên công nghệ Web, cho phép triển khai tập trung tại một điểm duy nhất giúp người sử dụng có thể truy cập bất kỳ từ vị trí nào. Phần mềm cho phép quản lý thông tin về nhân lực, tài chính, nhiệm vụ khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế và giải thưởng trong lĩnh vực khoa học và công nghệ theo đúng các biểu mẫu đã được ban hành về quy định chế độ báo cáo thống kê về khoa học và công nghệ, ngoài ra cho phép tùy biến mở rộng thêm các trường thông tin khác khi có yêu cầu thay đổi. Phần mềm được xây dựng với các chức năng sau:

• Phân hệ quản trị hệ thống

Phân hệ Quản trị hệ thống giúp người quản trị hệ thống thực hiện cấu hình các thông số hệ thống, phân quyền người dùng, nhóm người dùng về chức năng sử dụng, tài khoản đăng nhập, quyền sử dụng…; Phân hệ gồm những chức năng sau đây:

- Cấu hình hệ thống

Cho phép người dùng cài đặt các tham số chung nhất cho hệ thống như: Giao diện người dùng, ngôn ngữ sử dụng, email thông báo. Khai báo các thông tin liên quan đến Cơ quan/đơn vị sử dụng hệ thống hỗ trợ thông tin cho các báo cáo đầu ra liên quan.

- Quản lý người dùng

Chức năng này cho phép quản lý và thực hiện việc tạo các nhóm quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu; quản lý, cấp, hủy người sử dụng (user) được phép truy cập vào Phần mềm.

Cho phép thiết lập các nhóm người sử dụng, thêm và quản lý các chức năng, các điều khiển và danh sách người sử dụng thuộc nhóm đó;

Phần mềm cho phép tạo ra hệ thống người sử dụng ứng với mỗi hồ sơ sẽ có user truy cập vào Phần mềm và cho phép chỉ xem các thông tin hồ sơ của bản thân nhân sự (không được cập nhật, sửa đổi, bổ sung); trường hợp có các thông tin cần thay đổi, bổ sung phần mềm cho phép người sử dụng tạo lập các thông tin cần thay đổi, bổ sung và gửi lên hệ thống và người được cấp quyền kiểm duyệt thông tin sẽ cho phép cập nhật vào CSDL hay hủy bỏ thông tin bằng chức năng “Duyệt thông tin”.

- Nhật ký truy cập

Cho phép quản lý nhật ký truy cập hệ thống như: Tên đăng nhập, IP đăng nhập ...và thực hiện xóa bỏ các bản ghi nhật ký khi đầy và không cần thiết. Đồng thời cho phép đưa ra báo cáo thống kê lượng truy cập.

- Sao lưu dữ liệu

Chức năng này cho phép quản lý và thực hiện việc sao lưu dữ liệu phòng trường hợp hệ thống hoặc máy tính gặp sự cố để khôi phục lại CSDL khi cầnthiết;

Người dùng muốn sao lưu dữ liệu sau khi nhập liệu (thông thường thì 1 tuần sao lưu Database một lần) nhưng tùy thuộc vào từng yêu cầu và từng mô hình của cơ quan người dùng quy định việc sao lưu dữ liệu theo thời gian và quy định khác nhau.

- Phục hồi dữ liệu

Chức năng này cho phép quản lý và thực hiện việc khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

• Phân hệ quản trị danh mục

Phân hệ cho phép người sử dụng cập nhật dữ liệu ban đầu cho các danh mục phục vụ nhập liệu trong các module nghiệp vụ quản lý. Phân hệ bao gồm những chức năng Danh mục sau:

• Danh mục đơn vị
• Danh mục đề tài/nhiệm vụ/ dự án khoa học công nghệ
• Danh mục thành viên (Chủ nhiệm đề tài, đồng chủ nhiệm và thành viên)
• Danh mục Văn bản
• Danh mục cán bộ
• Danh mục nhiệm vụ KHCN
• Danh mục ngân sách
• Danh mục nhiệm vụ chi KHCN
• Danh mục các đơn vị Hợp tác KHCN
• Danh mục các giải thưởng KHCN
• Danh mục khác,…

• Phân hệ quản lý thông tin về CSDL

- Quản lý thông tin dữ liệu về về nhân lực, tài chính, nhiệm vụ khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế và giải thưởng trong lĩnh vực khoa học và công nghệ của các cán bộ NCKH làm việc tại các đơn vị thuộc;

• Thông tin về nhân lực nghiên cứu KHCN
• Thông tin về tài chính
• Thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ
• Thông tin về hợp tác quốc tế
• Thông tin về giải thưởng trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.

- Quản lý thông tin các Quyết định, văn bản liên quan tới các hoạt động báo cáo thống kê liên quan tới các thông tin CSDL trên;

- Tổng hợp các thông tin trên, phần mềm đảm bảo đầy đủ các thông tin đầu vào kết xuất thông tin ra các mẫu biểu thống kê số lượng, chất lượng theo quy định.

• Phân hệ báo cáo, thống kê

- Báo cáo thống kê

Biểu mẫu báo cáo thống kê ban hành theo Thông tư số 25/2015/TT-BKHCN ngày 26/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ;

- Tra cứu, tìm kiếm

Ngoài các mẫu báo cáo cứng thì phần mềm phải hỗ trợ việc tìm kiếm theo một hay nhiều tiêu chí phục vụ yêu cầu của người sử dụng và cán bộ nghiên cứu khoa học cần thống kê;

Hỗ trợ việc kết xuất các kết quả tra cứu, tìm kiếm.