Phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng và hồ sơ công chứng giúp các Văn phòng công chứng tạo lập cơ sở dữ liệu công chứng đã thực hiện, phát hiện và ngăn chặn sớm các giao dịch dân sự/kinh tế có liên quan đến tài sản đã từng làm thủ tục công chứng được phần mềm quản lý. Bên cạnh đó, thông qua môi trường mạng, phần mềm thường xuyên cung cấp thông tin về tình trạng “phong tỏa” của tài sản, phục vụ các tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra được thông tin, đảm bảo quá trình giao dịch công chứng hợp lệ, đúng pháp luật; giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp, đồng thời từng bước giúp nhà nước hình thành cơ sở dữ liệu về tài sản của người dân/doanh nghiệp cấp thành phố, quốc gia, phục vụ nhu cầu giao dịch trong các hoạt động dân sự/kinh tế. Phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng và hồ sơ công chứng do Công ty TNHH Tất Thành Vũ hợp tác với Trung tâm Thông tin Tin học, Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng cung cấp. Hiện phần mềm đã được triển khai tại Sở Tư pháp tỉnh Hải Dương. Tại Hải Phòng, phần mềm đã được ứng dụng tại Văn phòng công chứng Đất Cảng, trở thành công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý dữ liệu công chứng của Đất Cảng.Phần mềm Quản lý cơ sở dữ liệu và hồ sơ công chứng dùng cho Văn phòng công chứng
TT | Tên chức năng | Mô tả | Đối tượng sử dụng |
| Quản lý hợp đồng giao dịch đã công chứng | ||
| Nhập mới, chỉnh sửa, xóa hợp đồng | Cho phép nhập mới, chỉnh sửa, xóa thông tin hợp đồng giao dịch đã công chứng của từng công chứng viên. Các thông tin cơ bản của một hợp đồng giao dịch cần lưu trữ bao gồm: + Tên loại hợp đồng + Số hợp đồng + Ngày công chứng + Công chứng viên + Chuyên viên soạn thảo + Trích yếu nội dung hợp đồng + Các bên liên quan (2 bên hoặc 3 bên tùy theo loại hợp đồng) + Thời hạn hợp đồng (với các hợp đồng thuê mượn, cầm cố, thế chấp) + Tài sản trong hợp đồng + File hợp đồng đính kèm + Người nhập hợp đồng + Thời gian nhập hợp đồng + Bên hợp tác hợp đồng | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ |
| Quản lý phí công chứng | Cho phép quản lý quá trình thu phí công chứng, hiển thị các tình trạng thu phí và tổng hợp số liệu đã thu, chưa thu... | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ |
| Quản lý tình trạng mượn hồ sơ | Cho phép quản lý quản lý hồ sơ gốc đã được chuyển lưu trữ hay đang được mượn, người mượn hồ sơ. | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ |
| Tra cứu thông tin hợp đồng giao dịch đã công chứng | Cho phép tra cứu thông tin hợp đồng giao dịch đã công chứng của từng tổ chức theo các tiêu chí sau: + Tên loại hợp đồng + Ngày công chứng + Các bên liên quan + Thông tin tài sản trong hợp đồng + Công chứng viên + Trạng thái hợp đồng (đã hủy, đã giải chấp, đã hết hạn) | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ |
Hủy hợp đồng giao dịch đã công chứng | Cho phép tạo hợp đồng hủy từ một hợp đồng đã có. Sau khi tạo hợp đồng hủy, hợp đồng gốc phải được cập nhật trạng thái đã hủy. Phải tạo được mối liên kết giữa hợp đồng gốc và hợp đồng hủy. Với mỗi hợp đồng chỉ được phép hủy một lần. | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ | |
Giải chấp hợp đồng đã chứng | Đối với các hợp đồng thế chấp có thể thực hiện việc giải chấp. | Lưu trữ | |
Báo cáo thống kê | Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: + Báo cáo số lượng hợp đồng theo tên loại hợp đồng + Báo cáo số lượng hợp đồng theo công chứng viên + Báo cáo in sổ công chứng theo mẫu của Bộ tư pháp + Cho phép in báo cáo | Lưu trữ | |
| Tra cứu thông tin dùng chung | ||
Tra cứu thông tin hợp đồng giao dịch đã công chứng | Cho phép tra cứu thông tin hợp đồng giao dịch đã công chứng của tất cả các công chứng viên. Có thể tra cứu theo: + Thông tin tài sản trong hợp đồng + Thông tin các bên tham gia giao dịch Thông tin kết quả hiển thị bao gồm: + Số hợp đồng + Ngày công chứng + Tên loại giao dịch + Tài sản trong hợp đồng + Các bên liên quan + Tóm tắt nội dung hợp đồng + Trạng thái (đã hủy, đã giải chấp, đã hết hạn) + Tổ chức công chứng | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ, công chứng viên | |
Tra cứu thông tin ngăn chặn | Cho phép tra cứu thông tin ngăn chặn, có thể tra cứu theo: + Tài sản ngăn chặn + Chủ sở hữu tài sản Thông tin kết quả hiển thị bao gồm: + Loại thông tin ngăn chặn (ngăn chặn hay tham khảo) + Thông tin tài sản ngăn chặn + Đơn vị gửi yêu cầu ngăn chặn + Ngày nhận công văn ngăn chặn + Tình trạng giải tỏa ngăn chặn | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ, công chứng viên | |
In kết quả tra cứu | Cho phép in kết quả tra cứu. Kết quả in ra phải có các thông tin: Từ khóa tra cứu, thời gian tra cứu, nội dung kết quả tra cứu. | Lưu trữ, cán bộ nghiệp vụ | |
Module Xuất file word hợp đồng từ mẫu có sẵn | |||
Xuất file word hợp đồng từ mẫu có sẵn | Cho phép công chứng viên tạo ra file word hợp đồng từ thông tin đã nhập của hồ sơ công chứng. | Cán bộ nghiệp vụ | |
A | Triển khai và kiểm định thử nghiệm | ||
1 | Cài đặt lên máy chủ |
|
|
2 | Xử lý các vấn đề phát sinh và chỉnh sửa |
|
|
B | Đào tạo và hướng dẫn sử dụng | ||
1 | Hướng dẫn người dùng hệ thống |
|
|
2 | Hướng dẫn người quản trị. |
|
|
C | Dịch vụ bảo trì (01 năm) |
| |
1 | Backup dữ liệu |
|
|
2 | Hỗ trợ kỹ thuật |
|
|
0201778840 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày 01 tháng 04 năm 2017
