Quản trị thông tin & giao tiếp(Base Info+)

1. PHẦN MỀN QUẢN LÝ THÔNG BÁO VÀ CÔNG VĂN

Phần mềm quản lý thông báo và công văn là một hệ thống ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước trong việc quản lý và xử lý các thông báo, công văn, và các tài liệu liên quan đến giao tiếp, quản lý hành chính. Phần mềm này giúp tổ chức lưu trữ, phân phối, theo dõi, và quản lý các thông báo và công văn một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Chức năng chính của phần mềm quản lý thông báo và công văn:

1. Tạo và phát hành công văn, thông báo (Document Creation & Distribution):

   • Phần mềm hỗ trợ người dùng tạo các công văn, thông báo dưới nhiều hình thức (văn bản, email, tin nhắn, v.v.) với các mẫu văn bản có sẵn hoặc tùy chỉnh.
   • Các mẫu văn bản có thể được tích hợp sẵn trong phần mềm để người dùng nhanh chóng tạo ra công văn thông báo mà không cần phải soạn thảo từ đầu.
   • Công văn và thông báo có thể được gửi đi đồng thời qua nhiều kênh (email, SMS, thông báo qua ứng dụng nội bộ, v.v.).

2. Quản lý văn bản đến và đi (Document Tracking):

   • Phần mềm cung cấp tính năng theo dõi tình trạng của các công văn và thông báo, từ lúc phát hành đến khi được nhận và xử lý.
   • Các công văn có thể được phân loại theo trạng thái (chờ xử lý, đã xử lý, đã phản hồi, v.v.) giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ và trạng thái của từng văn bản.

3. Lưu trữ và quản lý tài liệu (Document Storage & Management):

   • Phần mềm cung cấp kho lưu trữ số cho các công văn và thông báo, đảm bảo rằng mọi tài liệu được lưu trữ một cách hệ thống và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
   • Các công văn có thể được phân loại theo các nhóm như công văn đến, công văn đi, thông báo nội bộ, thông báo đến khách hàng, v.v.
   • Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng tài liệu qua các từ khóa, loại công văn, ngày tháng, và các thuộc tính khác.

4. Quản lý quyền truy cập và bảo mật (Access Control & Security):

   • Phần mềm cho phép người quản lý thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng khác nhau, bảo đảm thông tin chỉ được xem và chỉnh sửa bởi những người có quyền hạn.
   • Các biện pháp bảo mật như mã hóa tài liệu, xác thực đa yếu tố, và lưu trữ an toàn giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi những mối đe dọa ngoài ý muốn.

5. Quản lý ký số (Digital Signature Management):

   • Một số phần mềm cung cấp tính năng ký số điện tử, cho phép người dùng ký xác nhận các công văn và thông báo trực tuyến mà không cần phải in ấn.
   • Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời bảo mật và hợp pháp hóa các công văn.

6. Gửi thông báo và nhắc nhở (Notifications & Reminders):

   • Phần mềm tự động gửi thông báo và nhắc nhở đến người nhận về các công văn, thông báo cần xử lý hoặc đã đến hạn xử lý.
   • Các thông báo có thể được thiết lập để gửi qua email, tin nhắn SMS, hoặc thông qua ứng dụng nội bộ của tổ chức.

7. Báo cáo và thống kê (Reporting & Analytics):

   • Phần mềm cung cấp tính năng tạo báo cáo và thống kê về tình hình phát hành và xử lý công văn, thông báo trong tổ chức.
   • Các báo cáo có thể bao gồm số lượng công văn gửi đi, số công văn đã xử lý, số công văn chưa được phản hồi, hoặc thời gian xử lý trung bình, giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc và cải tiến quy trình.

8. Quản lý lịch sử công văn (Document History Management):

   • Phần mềm lưu trữ và theo dõi lịch sử các phiên bản của công văn và thông báo, giúp dễ dàng truy vết các thay đổi và sửa chữa trong quá trình xử lý tài liệu.
   • Lịch sử công văn còn giúp việc kiểm tra, rà soát và tìm lại thông tin cũ trở nên dễ dàng hơn.

9. Tích hợp với các hệ thống khác (System Integration):

   • Phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm quản lý dự án, hệ thống thư điện tử (email), hoặc các phần mềm quản lý tài liệu khác trong tổ chức.
   • Điều này giúp cải thiện tính tương thích và tiện ích của phần mềm, tối ưu hóa quy trình làm việc và giao tiếp trong tổ chức.

10. Tự động hóa quy trình xử lý công văn (Workflow Automation):

    • Phần mềm giúp tự động hóa quy trình duyệt và phê duyệt công văn, thông báo, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
    • Các công văn sẽ được tự động phân bổ cho những người có trách nhiệm xử lý và theo dõi tiến độ xử lý công văn.

Lợi ích của phần mềm quản lý thông báo và công văn:

1. Tiết kiệm thời gian và công sức:

   • Phần mềm giúp tự động hóa việc gửi, nhận và theo dõi công văn, thông báo, giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian.

2. Quản lý thông tin hiệu quả:

   • Phần mềm giúp tổ chức lưu trữ và quản lý thông tin công văn, thông báo một cách khoa học, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.

3. Tăng cường sự minh bạch và quản lý tốt hơn:

   • Việc theo dõi tiến độ xử lý công văn và thông báo giúp đảm bảo rằng mọi công việc được xử lý đúng hạn và đầy đủ, từ đó nâng cao tính minh bạch trong tổ chức.

4. Bảo mật thông tin:

   • Phần mềm cung cấp các tính năng bảo mật cao, đảm bảo rằng thông tin công văn, thông báo quan trọng không bị lộ ra ngoài hoặc bị truy cập trái phép.

5. Giảm thiểu sai sót và tranh chấp:

   • Quy trình xử lý công văn được chuẩn hóa và tự động hóa, giúp giảm thiểu các sai sót do thao tác thủ công, cũng như tránh các tranh chấp liên quan đến việc mất hoặc thất lạc công văn.

6. Cải thiện hiệu quả làm việc nhóm:

   • Các tính năng như phân công công việc, theo dõi tiến độ và nhắc nhở giúp các bộ phận trong tổ chức phối hợp làm việc hiệu quả hơn.

+ MINH BẠCH. NHANH CHÓNG. TIỆN LỢI

Base Office giúp tất cả nhân viên nắm rõ các thông tin quan trọng nhất trong nội bộ.

SẮP XẾP VĂN BẢN

Tổ Chức Văn Bản Thông Minh Và Logic - Theo Các Nhóm, Loại Văn Bản Và Keywords

PHÊ DUYỆT VĂN BẢN

Tự Động Hóa Quá Trình Phê Duyệt Văn Bản Ngay Trên Ứng Dụng Base Office

BAN HÀNH VĂN BẢN

Cập Nhật Nội Dung Văn Bản Nhanh Chóng Tới Toàn Công Ty Hoặc Các Nhóm Thành Viên Liên Quan

2. PHẦN MỀN MẠNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Phần mềm mạng truyền thông nội bộ là một hệ thống ứng dụng được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp để tạo ra một nền tảng giao tiếp và hợp tác nội bộ. Nó cho phép nhân viên trong tổ chức giao tiếp, chia sẻ thông tin, tài liệu và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và liền mạch. Mạng truyền thông nội bộ không chỉ giúp tăng cường sự kết nối giữa các thành viên trong tổ chức mà còn hỗ trợ nâng cao năng suất và sự minh bạch trong công việc.

Công nghệ tạo ra sự khác biệt trong cách thức doanh nghiệp
làm truyền thông nội bộ

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Với Base Inside, thông tin sẽ được tổ chức có cấu trúc, hệ thống và rõ ràng giúp định hình rõ bộ mặt của văn hóa doanh nghiệp.

Gắn kết nhân viên với tổ chức

Mạng truyền thông nội bộ giúp truyền tải các giá trị quan trọng của công ty, từ đó gắn kết nhân viên với sứ mệnh mục tiêu doanh nghiệp.

Thúc đẩy tương tác nội bộ

Giao diện mang tính tương tác cao giúp tăng cường gắn kết giữa các thành viên, góp phần lan tỏa văn hóa nội bộ.

Mạng truyền thông nội bộ gắn kết và chia sẻ

Ứng dụng thúc đẩy tương tác nội bộ và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp

Homepage của doanh nghiệp

Một giao diện duy nhất để doanh nghiệp truyền tải những thông điệp quan trọng

CEO Letter và Nguyên tắc làm việc

Truyền thông nội bộ phải xuất phát từ phía lãnh đạo

Xây dựng trang tin nội bộ

(Tạo ra một trang VNExpress ngay trong chính doanh nghiệp của bạn

Chia sẻ các thông điệp tích cực

Nhân viên cùng tham gia đóng góp và chia sẻ các giá trị của doanh nghiệp

3.PHẦN MỀN TEAM CHAT VÀ VIDEO CALL.

Phần mềm Team Chat và Video Call là các ứng dụng hỗ trợ giao tiếp và cộng tác trực tuyến giữa các thành viên trong nhóm, công ty hoặc tổ chức. Các phần mềm này cung cấp tính năng nhắn tin nhanh, trò chuyện nhóm, chia sẻ tài liệu, và gọi video hoặc cuộc gọi thoại trực tuyến để giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa hoặc hybrid.

Luồng giao tiếp và trò chuyện trong doanh nghiệp được tổ chức tập trung, thông tin được trao đổi dễ dàng, nhanh chón.g

Trao đổi thông tin dễ dàng

Chỉ cần nhắn với người bạn muốn trò chuyện là luồng trao đổi được bắt đầu và xuyên suốt.

Trao đổi thông tin dễ dàng

Chỉ cần nhắn với người bạn muốn trò chuyện là luồng trao đổi được bắt đầu và xuyên suốt.

Tâp trung và tổ chức

Chat trong nội bộ và trong các nhóm để đảm bảo tập trung

4.-PHẦN MỀN QUẢN LÝ MEETING

Phần mềm quản lý meeting (cuộc họp) là một công cụ giúp tổ chức, lên kế hoạch và điều phối các cuộc họp trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Những phần mềm này không chỉ giúp sắp xếp thời gian họp, mời người tham gia mà còn hỗ trợ quản lý nội dung cuộc họp, ghi chú, theo dõi các hành động sau cuộc họp, và tạo báo cáo về cuộc họp, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp trong

-Lên kế hoạch, giao tiếp và cộng tác hiệu quả cho những buổi họp chất lượng nhất công việc

-Chấm dứt việc lãng phí thời gian, tiền bạc cho các cuộc họp với Base Meeting ngay hôm nay.

-Chuẩn hoá thông tin cuộc họp minh bạch, rõ ràng

+Mọi mục tiêu, quy trình và yêu cầu cho buổi họp được chuẩn hoá nhất quán, rõ ràng

-Phân chia trách nhiệm cụ thể

+Những việc cần chuẩn bị trước, trong và sau buổi họp được giao chi tiết cho từng nhân sự, tránh bị quên việc

-Tăng tương tác và trao đổi hiệu quả trong buổi họp

+Các thành viên có thể tương tác, trao đổi và ghi chú các thông tin quan trọng của cuộc họp ngay trên ứng dụng

Giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả

-Mọi tổ chức đều có thể áp dụng ngay để việc họp hành trở nên hiệu quả

-Tạo cuộc họp đầy đủ nhanh chóng

-Dễ dàng tạo cuộc họp với đầy đủ thông tin, mục tiêu, hành động, người tham gia,...

-Thuận tiện trao đổi và tương tác trong cuộc họp

-Chat và trao đổi trực tiếp với các thành viên tham gia cuộc họp

-Thông báo và nhắc nhở tự động

-Tự động thông báo các thông tin về cuộc họp cho các thành viên tham gia đều nắm rõ

5.PHẦN MỀN QUẢN LÝ PHÒNG HỌP VÀ TÀI NGUYÊN

Phần mềm quản lý phòng họp và tài nguyên là một công cụ giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng các phòng họp, tài nguyên (như thiết bị, vật dụng) và các không gian làm việc chung. Phần mềm này giúp tổ chức việc đặt phòng họp, quản lý tài nguyên như máy chiếu, màn hình, bàn ghế, và các thiết bị hỗ trợ cuộc họp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa không gian làm việc.

-Đăng ký phòng họp, xe cộ hoặc bất kỳ tài nguyên nào bạn muốn quản lý việc đăng ký dùng chung.

Giúp doanh nghiệp tối ưu việc sử dụng các tài nguyên dùng chung

BOOKING PHÒNG HỌP

-Tạo các phòng họp dùng chung, thiết lập quyền sử dụng, cho phép mọi người đăng ký phòng họp & phê duyệt.

BOOKING XE Ô-TÔ

-Quản lý các xe ô tô, booking & phê duyệt các lịch trình định sẵn hàng tuần hoặc theo từng ngày cụ thể.

BẤT KỲ TÀI NGUYÊN DÙNG CHUNG NÀO

Dễ dàng thiết lập và quản lý việc sử dụng tất cả các loại tài nguyên dùng chung khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.

Quản lý tài nguyên doanh nghiệp dễ dàng

-Ứng dụng giúp phân loại, tối ưu việc sử dụng tài nguyên nội bộ của doanh nghiệp

-Quản lý tài nguyên

-Tài nguyên nội bộ của doanh nghiệp được phân loại và quản lý minh bạch, rõ ràng

-Đăng ký tài nguyên

-Dễ dàng lựa chọn và đăng ký tài nguyên

-Phê duyệt đăng ký

-Lựa chọn tài nguyên nhanh và phê duyệt tự động

-Lịch làm việc & thông báo

-Nhắc nhở lịch và trao đổi thông tin dễ dàng

6. PHẦN MỀN EVENT  Q&As

Phần mềm quản lý sự kiện (Event Management Software) là một công cụ giúp tổ chức, lên kế hoạch, quản lý và giám sát các sự kiện một cách hiệu quả. Các sự kiện có thể là hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội, hoặc các sự kiện xã hội khác. Phần mềm này hỗ trợ việc tổ chức từ việc lên lịch, quản lý khách mời, đăng ký sự kiện, cho đến việc theo dõi và báo cáo kết quả sự kiện.

Chức năng của phần mềm Event Q&A:

1. Gửi và quản lý câu hỏi (Submit and Manage Questions):

   • Người tham gia có thể gửi câu hỏi trực tiếp trong suốt sự kiện thông qua phần mềm. Các câu hỏi này có thể được gửi qua tính năng Q&A hoặc qua các công cụ giao tiếp khác trong phần mềm.
   • Các câu hỏi sẽ được quản lý và sắp xếp theo thứ tự, giúp người tổ chức dễ dàng theo dõi và trả lời.

2. Chọn lọc và lọc câu hỏi (Filter and Sort Questions):

   • Người tổ chức sự kiện hoặc diễn giả có thể chọn lọc các câu hỏi theo chủ đề, mức độ phổ biến, hoặc độ ưu tiên.
   • Một số phần mềm cho phép người tham gia "like" câu hỏi của người khác, giúp các câu hỏi phổ biến hoặc thú vị nhất được nổi bật lên.

3. Phát biểu và trả lời trực tiếp (Live Answers and Responses):

   • Diễn giả hoặc người tổ chức sự kiện có thể trả lời các câu hỏi trực tiếp trong thời gian thực.
   • Các câu trả lời có thể được trình bày trực tiếp qua video, âm thanh, hoặc văn bản tùy thuộc vào loại sự kiện.

4. Tích hợp với sự kiện trực tuyến (Integration with Online Events):

   • Phần mềm Q&A thường tích hợp với các nền tảng sự kiện trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, WebEx, hoặc các nền tảng hội thảo trực tuyến khác, giúp dễ dàng quản lý câu hỏi và trả lời trong môi trường ảo.

5. Tạo và quản lý phiên Q&A (Create and Manage Q&A Sessions):

   • Các phiên Q&A có thể được tạo ra như một phần riêng biệt trong sự kiện hoặc trong các phiên hội thảo trực tiếp.
   • Người tổ chức sự kiện có thể tạo các phiên Q&A theo chủ đề và phân chia câu hỏi theo từng phiên, giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp.

6. Khả năng ẩn và trả lời ẩn (Anonymous Questions & Answers):

   • Một số phần mềm cung cấp tùy chọn cho người tham gia gửi câu hỏi một cách ẩn danh, giúp khuyến khích sự tham gia và tránh tình trạng ngần ngại khi đặt câu hỏi.
   • Diễn giả hoặc người tổ chức có thể trả lời các câu hỏi ẩn danh hoặc công khai tùy theo yêu cầu.

7. Thống kê và báo cáo Q&A (Q&A Analytics and Reporting):

   • Sau sự kiện, phần mềm cung cấp báo cáo và phân tích về các câu hỏi được đặt, câu trả lời phổ biến nhất, và mức độ tham gia của khán giả trong phần Q&A.
   • Báo cáo giúp người tổ chức đánh giá sự tương tác của người tham gia và có thể giúp cải thiện các sự kiện trong tương lai.

8. Tính năng hỏi trước sự kiện (Pre-event Q&A):

   • Trước sự kiện, phần mềm có thể cho phép người tham gia gửi câu hỏi và nhận phản hồi trước khi sự kiện chính thức diễn ra, giúp diễn giả chuẩn bị và trả lời các câu hỏi phổ biến ngay từ đầu.

9. Chế độ kiểm duyệt câu hỏi (Moderation Tools):

   • Các phần mềm quản lý Q&A cung cấp chế độ kiểm duyệt cho phép người tổ chức kiểm tra câu hỏi trước khi nó được công khai để trả lời.
   • Điều này giúp loại bỏ các câu hỏi không phù hợp hoặc vi phạm quy tắc sự kiện.

10. Chức năng kết nối với mạng xã hội (Social Media Integration):

    • Phần mềm có thể tích hợp với các mạng xã hội như Twitter hoặc Facebook, cho phép người tham gia sự kiện gửi câu hỏi thông qua các nền tảng này.
    • Điều này giúp mở rộng khả năng tương tác và thu hút nhiều người tham gia hơn.

Giúp phần Q&As của sự kiện thú vị và hiệu quả

-Phần Q&As của mỗi sự kiện không trở nên nhàm chán, kém hiệu quả khi có sự tham gia của Base Meetup

-Đặt câu hỏi mọi lúc mọi nơi

-Dễ dàng đặt câu hỏi online tại mọi thời điểm trong sự kiện

-Tương tác với diễn giả và những người cùng tham gia

-Thúc đẩy người tham gia đặt câu hỏi cho diễn giả mà không có bất cứ rào cản nào

-Thông báo và nhắc nhở tự động

-Tự động thông báo các thông tin về sự kiện cho các thành viên tham gia đều nắm rõ

7.PHẦN MỀN CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ

Chữ ký số (digital signature) là một công nghệ giúp xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của thông tin trong môi trường số, mang lại sự an toàn cho các giao dịch trực tuyến. Đối với doanh nghiệp, ứng dụng chữ ký số không chỉ giúp tăng cường bảo mật mà còn mang lại hiệu quả trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, ký kết hợp đồng, giao dịch tài chính, và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hợp pháp.

Sử dụng chữ ký số ngay trên các ứng dụng của Base ngay hôm nay

Đảm bảo tính pháp lý.

Hệ thống tích hợp với các đơn vị cung cấp chữ ký số lớn được cấp phép lớn trên thị trường.

Nhanh chóng, tiện lợi.

Việc ký trên hệ thống được thực hiện với các thao tác rất đơn giản.

Toàn diện quy trình.

Giúp hoàn hiện các quy trình cần đến chữ ký văn bản xác nhận.

Ký mọi văn bản ngay trên hệ thống của Base thuận tiện

-Nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thời gian cho các quy trình làm việc có liên quan đến việc ký kết

-Đăng ký và tích hợp chữ ký điện tử

-Doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký điện tử với FPT-CA và tích hợp chữ ký với hệ thống của Base

-Ký văn bản nhanh chóng

-Người ký có thể ký chữ ký điện tử ngay trên ứng dụng một cách thuận tiện

-Tích hợp toàn diện

-Khách hàng có thể ký chữ ký điện tử trên các ứng dụng như Base Office, Base Request, Base Workflow